Survey Results on the Engagement of Italian Libraries With e-Books

Italian version available here
Guest post by Deborah De Angelis

In my role as the Italian national coordinator for the Knowledge Rights 21 (KR21) Programme, I recently led a survey to explore how Italian libraries are engaging with eLending.  The research sheds light on the key challenges that academic, university, and municipal libraries face in providing access to e-books. The survey aimed to assess the e-book market, focusing on licensing models, access barriers, and the broader legal framework governing eLending. The results highlight systemic issues in both market practices and legal structures, suggesting a clear need for policy reform to ensure libraries can effectively serve their public interest missions in an increasingly digital environment.

Survey Participation: Italian Libraries Involved

The questionnaire was distributed to a wide range of institutions, including university libraries, academic libraries, and municipal libraries throughout Italy, with contact information retrieved from the national library registry.

The data collection process generated responses from a smaller sample of participating institutions. While modest in number, these responses provide a first important dataset to frame eLending within the Italian context. The results offer valuable preliminary insights, though they cannot be considered representative of the entire library sector.

This initial exploration suggests opportunities for more research. Barriers to respond may include a lack of awareness, limited time or resources among library staff, or concerns about the importance of the survey topic. These challenges point to a deeper issue: many libraries may not yet recognise the significance of eLending or may not have the capacity to engage with such initiatives at this stage.

The participating libraries have provided crucial information, but capturing the full spectrum of perspectives across the diverse Italian library landscape would require additional engagement strategies.

To address this gap and foster a more inclusive and thorough understanding of the issues at hand, as well as to encourage active participation and raise greater awareness among libraries on this topic, it would be worthwhile to explore alternative means of engagement that go beyond traditional surveys. Conferences, workshops, and focus groups, for example, could offer more interactive and dynamic opportunities for library professionals to share their experiences, challenges, and ideas. These settings facilitate in-depth discussions, allowing participants to actively voice concerns, ask questions, and explore solutions collaboratively.

While the questionnaire results are a valuable starting point, they highlight the need for further investigation and more inclusive engagement methods to deepen our understanding of Italian libraries’ relationship with e-books and eLending.

eLending: Market Dynamics and Library Needs

The survey revealed a fragmented approach to eLending among Italian libraries. This information, drawn from open-ended responses, points to various access and licensing models. The main findings are:

• A large group of libraries (67.3%) offer remote and on-site access to e-books.
• A lack of a consistent e-book acquisition approach, which makes it challenging to outline a coherent national strategy and highlights the need for further research to better understand current practices and library needs.

Many libraries rely on third-party platforms such as MLOL (Media Library Online), Elsevier ScienceDirect, and SpringerLink, indicating a dependency on a limited number of distributors. This concentration of suppliers often restricts libraries’ negotiation power and limits their choice of e-book titles, impacting their ability to meet specific user needs, particularly in academic and educational settings.

The survey also revealed that 45.7% of libraries struggle to access specific academic and scientific e-book titles due to market and licensing restrictions. This challenge is compounded by the high costs associated with multi-user licenses, which are essential for institutions that support educational and research activities.

The need to balance budget constraints with user demand is evident, as many libraries (39%) find themselves forced into licensing agreements that require the purchase of entire catalogues when only specific titles are needed. Such practices place a strain on budgets and limit libraries’ flexibility in curating their collections effectively.

Legal and Institutional Barriers to eLending

Italian copyright legislation, specifically Law No. 633 of April 22, 1941, provides certain exceptions and limitations for libraries, particularly regarding the reproduction, preservation, and lending of physical works. However, the legal framework does not adequately address the requirements of lending born-digital content, such as e-books and digitised paper books.

The absence of specific provisions for digital formats means that libraries often have to negotiate directly with publishers, frequently resulting in unfavourable terms. The lack of protection against restrictive contract terms that prohibit typical library uses, or the use of technological protection mechanisms to the same effect, reinforces this problem. The survey results, therefore, indicate a strong need for legislative updates to bring copyright exceptions in line with the realities of the digital era, ensuring that libraries can continue their knowledge-dissemination mission.

eLending Models and Practices in Italian Libraries

The survey revealed a complex and uneven landscape of eLending practices across Italian libraries, shaped by a variety of access models, licensing agreements, and structural challenges.

• Diverse eLending models and resource sharing practices across libraries: Italian libraries adopt a broad spectrum of eLending models, ranging from unlimited simultaneous access—which significantly maximises reach and utility, particularly in public and academic libraries—to the more restrictive “one-copy-one-user” model, adopted by a larger group of libraries, which can restrict access and limit the benefits of digital formats.
  In addition, some libraries facilitate interlibrary loans of entire e-books, promoting resource sharing between institutions. These varied practices highlight inconsistencies in eLending approaches nationwide and reveal the urgent need for a coherent, coordinated eLending strategy.
• The challenge of distributor dependency: A major challenge identified is the dependency on distributors. Most libraries (62.6%) acquire e-books through platforms like MLOL and SpringerLink. While these platforms offer extensive catalogues and logistical support, they also create dependencies that limit negotiation power and restrict the selection of e-book titles. This dependency opens the door to restrictive licensing practices where libraries must subscribe to entire catalogues instead of selecting only the titles they need.
• Licensing complexities and barriers to consistent eLending: About 44.4% of libraries reported having licenses for eLending, while 20.4% do not (probably because they do not provide any eLending service). The remaining 35.2% provide fragmented and incongruent responses, highlighting a lack of knowledge about this issue. These figures point to a complex landscape shaped by administrative and financial constraints. The term “licenses” here likely refers to a range of agreements—some may involve bundled access to publisher collections, while others could relate to individually licensed titles. The relatively low percentage of libraries with such licenses may reflect challenges such as limited budgets, complex procurement procedures, and a lack of standardised licensing frameworks, which can hinder libraries’ ability to offer consistent eLending services.
• eLending gaps and their impact on library users: It is also worth noting that many libraries reported in open-ended responses that they do not offer any eLending services. As a result, their staff, students, and broader user communities are unable to enjoy the potential benefits of e-books. This gap is a significant missed opportunity to expand equitable access to knowledge and learning resources.

Licensing, Market Challenges, and Knowledge Gaps

The survey highlights not only significant barriers in licensing models and market practices but also a persistent lack of understanding around licensing terms and copyright compliance—factors that together limit the ability of many Italian libraries to provide effective eLending services.

1. Lack of knowledge of licensing and copyright compliance: Nearly half (49%) of the libraries believe their e-book contracts respect national copyright exceptions, yet 35.3% remain uncertain. This lack of clarity points to a broader issue of transparency and the need for thorough analysis of such contracts, as well as for better training and support for library staff.
2. High costs and limited market options: Many libraries find e-book pricing to be unsatisfactory, with some noting that digital editions are often more expensive than physical books. Multi-user licenses, critical for academic institutions, are particularly costly, making it challenging for libraries to maintain up-to-date collections. The survey also highlighted that 45.7% of libraries face difficulties accessing specific e-book titles due to restrictive market practices, particularly in the academic and educational fields.
3. Restrictive licensing practices: The survey found that 26.1% of libraries are unable to access e-books available to consumers because publishers refuse to license them to libraries. Additionally, 24.3% of libraries encounter situations where some publishers impose unacceptable licensing terms, particularly affecting the legal and academic sectors. Some contracts also force libraries to subscribe to entire catalogues even when only a limited selection of titles is needed, further straining budgets and limiting choice.

Moving Towards Reform: Key Recommendations

The survey results emphasise the need for a coordinated reform strategy to support and empower libraries in the digital age:

• Enhancing legal frameworks: The Italian copyright law (Law No. 633/1941) should be updated to include specific provisions for eLending and e-books, ensuring that libraries can fully utilise exceptions and limitations initially designed for traditional formats.
• Promoting fair market practices: Policymakers should tackle market dysfunction, such as high prices and monopolistic practices by certain publishers. Clearer guidelines on pricing transparency and licensing terms would empower libraries to negotiate better deals.
• Supporting libraries’ missions: Legislative reforms at both national and European levels are crucial to align e-book market practices with libraries’ public missions. This includes measures that ensure fair pricing models, improved licensing conditions, and legal safeguards to protect eLending activities.
• Strengthening library capacities: Libraries need training and resources to navigate complex licensing agreements and ensure compliance with privacy and copyright laws, enabling them to better manage their digital collections and support their communities.

Conclusion: Overcoming Barriers to Effective eLending

The Knowledge Rights 21 survey highlights significant challenges within the e-book market that hinder Italian libraries from fully achieving their public interest missions. It also underscores the desirability of further research to gather more experiences and insights from libraries, helping to better understand and address these challenges. There is a notable lack of knowledge regarding copyright issues, particularly around library lending, which could be addressed through appropriate training.

Furthermore, systemic reforms are needed to empower libraries as essential hubs for education, research, and cultural enrichment. By addressing legal, market, and institutional barriers, stakeholders can help create a more equitable and sustainable digital landscape that ensures broad and fair access to knowledge and learning resources in the digital age.

[Italian version]

Il prestito digitale nelle biblioteche italiane: superare le barriere e sbloccare le opportunità di riforma

Risultati dell’indagine sul coinvolgimento delle biblioteche italiane con gli e-book

Guest post di Deborah De Angelis

Nel mio ruolo di coordinatrice nazionale italiana del Programma Knowledge Rights 21 (KR21), ho recentemente condotto un’indagine volta a esplorare come le biblioteche italiane affrontano il tema del prestito digitale. Dalla ricerca emergono le principali criticità con cui si confrontano le biblioteche accademiche, universitarie e comunali nell’offerta di accesso agli e-book. L’indagine mira a valutare il mercato degli e-book, con particolare attenzione ai modelli di licenza, alle barriere di accesso e al quadro normativo che disciplina il prestito digitale. I risultati evidenziano problematiche sistemiche tanto nelle pratiche di mercato quanto negli assetti giuridici, indicando con chiarezza la necessità di una riforma delle politiche pubbliche affinché le biblioteche possano adempiere efficacemente alla loro missione di interesse pubblico in un contesto sempre più digitale.

Partecipazione all’indagine: le biblioteche italiane coinvolte

Il questionario è stato distribuito a un’ampia gamma di istituzioni, tra cui biblioteche universitarie, accademiche e civiche su tutto il territorio italiano, utilizzando i contatti reperiti attraverso l’anagrafe delle biblioteche italiane.

Il processo di raccolta dei dati ha prodotto risposte da un campione contenuto di istituzioni partecipanti. Sebbene limitate nel numero, tali risposte costituiscono un primo insieme di dati significativo per inquadrare il prestito digitale nel contesto italiano. I risultati offrono indicazioni preliminari di valore, pur non potendo essere considerati rappresentativi dell’intero settore bibliotecario.

Questa prima esplorazione evidenzia l’opportunità di approfondire ulteriormente la ricerca. Tra gli ostacoli alla partecipazione potrebbero figurare la scarsa consapevolezza, la limitata disponibilità di tempo o risorse da parte del personale bibliotecario, oppure dubbi sull’importanza del tema oggetto dell’indagine. Queste difficoltà rimandano a una questione più profonda: molte biblioteche potrebbero non riconoscere ancora la rilevanza del prestito digitale o non disporre, al momento, delle risorse necessarie per impegnarsi in iniziative di questo tipo.

Le biblioteche partecipanti hanno fornito informazioni preziose, ma per cogliere appieno la varietà di prospettive presenti nel ricco e articolato panorama bibliotecario italiano sarebbero necessarie ulteriori strategie di coinvolgimento.

Per colmare questa lacuna e favorire una comprensione più inclusiva e approfondita dei problemi in questione, nonché per incoraggiare la partecipazione attiva e aumentare la consapevolezza delle biblioteche sul tema, sarebbe opportuno utilizzare mezzi di coinvolgimento alternativi che vadano oltre i sondaggi tradizionali. Conferenze, workshop e focus group, ad esempio, potrebbero offrire ai professionisti delle biblioteche opportunità più interattive e dinamiche per condividere le loro esperienze, sfide e idee. Queste modalità, infatti, facilitano discussioni approfondite, consentendo ai partecipanti di esprimere attivamente le proprie preoccupazioni, porre domande ed esplorare soluzioni in modo collaborativo.

Sebbene i risultati del questionario siano un valido punto di partenza, essi evidenziano la necessità di ulteriori indagini e di metodi di coinvolgimento più inclusivi per approfondire la comprensione del rapporto delle biblioteche italiane con gli e-book e il prestito digitale.

Il prestito digitale: dinamiche di mercato e bisogni delle biblioteche

L’indagine ha rivelato un approccio frammentato al prestito digitale tra le biblioteche italiane. Le informazioni, ricavate dalle risposte aperte, indicano diversi modelli di accesso e di licenza. I risultati principali sono:

• Un ampio gruppo di biblioteche (67,3%) offre accesso agli e-book da remoto e in loco.
• La mancanza di un approccio uniforme all’acquisizione di e-book, che rende difficile delineare una strategia nazionale coerente, evidenzia la necessità di ulteriori ricerche per comprendere meglio le pratiche attuali e le esigenze delle biblioteche.

Molte biblioteche si affidano a piattaforme di terzi come MLOL (Media Library Online), Elsevier ScienceDirect e SpringerLink, il che indica una dipendenza da un numero limitato di distributori. Questa concentrazione di fornitori spesso limita il potere di negoziazione delle biblioteche e la loro possibilità di scelta di titoli di e-book, incidendo sulla loro capacità di soddisfare le esigenze specifiche degli utenti, in particolare nei contesti accademici ed educativi.

L’indagine ha anche rivelato che il 45,7% delle biblioteche ha difficoltà ad accedere a specifici titoli di e-book accademici e scientifici a causa delle restrizioni del mercato e delle licenze. Questa sfida è aggravata dai costi elevati associati alle licenze multiutente, che sono essenziali per le istituzioni che supportano le attività didattiche e di ricerca.

La necessità di bilanciare i vincoli di bilancio con la domanda da parte degli utenti è evidente, poiché molte biblioteche (39%) si trovano costrette a stipulare accordi di licenza che richiedono l’acquisto di interi cataloghi, pur avendo bisogno solo di titoli specifici. Queste pratiche mettono a dura prova i bilanci e limitano la flessibilità delle biblioteche nel curare efficacemente le proprie collezioni.

Barriere legali e istituzionali al prestito digitale

La legislazione italiana sul diritto d’autore, in particolare la legge n. 633 del 22 aprile 1941, prevede alcune eccezioni e limitazioni per le biblioteche, in particolare per quanto riguarda la riproduzione, la conservazione e il prestito di opere fisiche. Tuttavia, il quadro normativo non affronta adeguatamente i requisiti del prestito di contenuti nativi digitali, come gli e-book e i libri cartacei digitalizzati.

L’assenza di disposizioni specifiche per i formati digitali costringe spesso le biblioteche a negoziare direttamente con gli editori, con il risultato di condizioni frequentemente sfavorevoli. La mancanza di tutele contro clausole contrattuali restrittive che vietano gli usi tipici delle biblioteche, o contro l’impiego di misure tecnologiche di protezione aventi effetti analoghi, aggrava ulteriormente il problema. I risultati dell’indagine indicano, quindi, la forte necessità di un intervento legislativo per allineare le eccezioni al diritto d’autore alla realtà dell’era digitale, garantendo che le biblioteche possano continuare a svolgere la loro missione di divulgazione della conoscenza.

Modelli e pratiche di prestito digitale nelle biblioteche italiane

L’indagine ha rivelato un panorama complesso e disomogeneo di pratiche di prestito digitale nelle biblioteche italiane, modellato da una varietà di modelli di accesso, accordi di licenza e sfide strutturali.

• Diversi modelli di prestito digitale e pratiche di condivisione delle risorse nelle biblioteche: Le biblioteche italiane adottano un ampio spettro di modelli di prestito digitale, che vanno dall’accesso simultaneo illimitato – che ne massimizza significativamente la portata e l’utilità, in particolare nelle biblioteche pubbliche e accademiche – al modello più restrittivo “una copia-un utente”, adottato da un gruppo più ampio di biblioteche, che può limitare l’accesso e i vantaggi dei formati digitali.
  Inoltre, alcune biblioteche facilitano il prestito interbibliotecario di interi e-book, promuovendo la condivisione delle risorse tra istituzioni. Queste pratiche eterogenee mettono in evidenza le incoerenze nelle modalità di prestito digitale a livello nazionale e rivelano l’urgente necessità di una strategia coerente e coordinata.
• La criticità legata alla dipendenza dai distributori: Una delle principali criticità emerse è la dipendenza dai distributori. La maggior parte delle biblioteche (62,6%) acquisisce e-book attraverso piattaforme come MLOL e SpringerLink. Sebbene queste piattaforme offrano cataloghi molto ampi e un supporto logistico efficiente, generano al tempo stesso forme di dipendenza che riducono il potere negoziale delle biblioteche e limitano la possibilità di selezionare i titoli desiderati. Questa dipendenza apre la strada a pratiche di licenza restrittive, che impongono l’abbonamento a interi cataloghi anziché consentire la scelta mirata dei soli titoli necessari.
• Complessità delle licenze e ostacoli ad un’implementazione uniforme del prestito digitale: Circa il 44,4% delle biblioteche dichiara di disporre di licenze per il prestito digitale, mentre il 20,4% ne è privo (probabilmente perché non offre alcun servizio di prestito digitale). Il restante 35,2% fornisce risposte frammentarie e incoerenti, segnalando una scarsa conoscenza della materia. Questi dati delineano un quadro complesso, influenzato da vincoli amministrativi e finanziari. Il termine “licenze” sembra qui riferirsi a una varietà di accordi: alcuni potrebbero prevedere l’accesso a collezioni editoriali aggregate, altri a singoli titoli concessi in licenza individuale. La percentuale relativamente bassa di biblioteche dotate di tali licenze può riflettere difficoltà legate a budget limitati, procedure di approvvigionamento complesse e l’assenza di  modelli di licenza standardizzati, fattori che ostacolano la possibilità di offrire servizi di prestito digitale coerenti.
• Le lacune del prestito digitale e il loro impatto sugli utenti delle biblioteche: Va inoltre sottolineato che molte biblioteche, nelle risposte aperte, hanno dichiarato di non offrire alcun servizio di prestito digitale. Di conseguenza, il personale, gli studenti e le comunità di utenti più ampie non possono usufruire dei potenziali benefici offerti dagli e-book. Questa mancanza rappresenta un’importante occasione mancata per ampliare l’accesso equo alla conoscenza e alle risorse per l’apprendimento.

Licenze, sfide di mercato e lacune conoscitive

L’indagine mette in luce non solo ostacoli rilevanti nei modelli di licenza e nelle pratiche di mercato, ma anche una persistente mancanza di comprensione delle condizioni contrattuali e del rispetto del diritto d’autore, fattori che, nel loro insieme, limitano la capacità di molte biblioteche italiane di offrire servizi di prestito digitale efficaci.

1. Mancanza di conoscenza delle licenze e della conformità al diritto d’autore: Quasi la metà delle biblioteche (49%) ritiene che i propri contratti per gli e-book rispettino le eccezioni al diritto d’autore previste dalla normativa nazionale, mentre il 35,3% dichiara di non esserne certo. Questa mancanza di chiarezza evidenzia un problema più ampio di trasparenza e la necessità di un’analisi approfondita di tali contratti, oltre che di una formazione e di un supporto più adeguati per il personale bibliotecario.
2. Costi elevati e opzioni di mercato limitate: Molte biblioteche ritengono insoddisfacente il prezzo degli e-book, osservando in alcuni casi che le edizioni digitali risultano spesso più costose di quelle cartacee. Le licenze multiutente, fondamentali per le istituzioni accademiche, sono particolarmente onerose, rendendo difficile per le biblioteche mantenere aggiornate le proprie collezioni. L’indagine ha, inoltre, evidenziato che il 45,7% delle biblioteche incontra difficoltà nell’accesso a specifici titoli in formato e-book, a causa di pratiche di mercato restrittive, soprattutto nei settori accademico e formativo.
3. Pratiche di licenza restrittive: L’indagine ha rilevato che il 26,1% delle biblioteche non riesce ad accedere agli e-book disponibili per i consumatori perché gli editori si rifiutano di concederli in licenza alle biblioteche. Inoltre, il 24,3% delle biblioteche segnala casi in cui alcuni editori impongono condizioni contrattuali inaccettabili, con un impatto particolarmente rilevante nei settori giuridico e accademico. Alcuni contratti obbligano, inoltre, le biblioteche a sottoscrivere interi cataloghi, anche quando è necessario solo un numero limitato di titoli, aggravando ulteriormente i vincoli di bilancio e riducendo la libertà di scelta.

Verso una riforma: raccomandazioni principali

I risultati dell’indagine sottolineano la necessità di una strategia di riforma coordinata per sostenere e potenziare le biblioteche nell’era digitale:

• Migliorare il quadro giuridico: La legge italiana sul diritto d’autore (legge n. 633/1941) dovrebbe essere aggiornata per includere disposizioni specifiche per il prestito digitale e gli e-book, garantendo alle biblioteche la piena possibilità di avvalersi delle eccezioni e limitazioni originariamente previste per i formati tradizionali.
• Promuovere pratiche di mercato eque: I decisori politici dovrebbero affrontare le disfunzioni del mercato, come i prezzi elevati e le pratiche monopolistiche adottate da alcuni editori. Linee guida più chiare sulla trasparenza dei prezzi e sulle condizioni di licenza permetterebbero alle biblioteche di negoziare accordi più favorevoli.
• Sostenere la missione delle biblioteche: Riforme legislative, sia a livello nazionale che europeo, sono fondamentali per allineare le pratiche di mercato degli e-book alla funzione pubblica delle biblioteche. Ciò include misure volte a garantire modelli di prezzo equi, condizioni di licenza più favorevoli e tutele giuridiche a salvaguardia delle attività di prestito digitale.
• Rafforzare le capacità delle biblioteche: Le biblioteche hanno bisogno di formazione e risorse per orientarsi tra accordi di licenza complessi e garantire il rispetto delle normative in materia di privacy e diritto d’autore, così da gestire più efficacemente le proprie collezioni digitali e offrire un miglior supporto alle comunità di riferimento.

Conclusioni: rimuovere le barriere per un prestito digitale efficiente

L’indagine di Knowledge Rights 21 mette in evidenza sfide significative all’interno del mercato degli e-book, che ostacolano le biblioteche italiane nel pieno conseguimento della loro missione di interesse pubblico. L’indagine sottolinea, inoltre, l’utilità di ulteriori ricerche volte a raccogliere esperienze e punti di vista delle biblioteche, così da comprendere meglio queste criticità e affrontarle in modo più efficace. Emerge, in particolare, una carenza di conoscenze sulle questioni legate al diritto d’autore, soprattutto in materia di prestito bibliotecario, che potrebbe essere colmata attraverso percorsi formativi adeguati. 

Sono, altresì, necessarie riforme sistemiche per rafforzare il ruolo delle biblioteche quali snodi essenziali per l’istruzione, la ricerca e la valorizzazione culturale. Affrontando gli ostacoli di natura giuridica, commerciale e istituzionale, i soggetti coinvolti possono contribuire a costruire un ecosistema digitale più equo e sostenibile, capace di garantire un accesso ampio e paritario alla conoscenza e alle risorse per l’apprendimento nell’era digitale.

9 May 2025